Petty cash journal atau buku kas kecil merupakan salah satu alat yang penting dalam pengelolaan keuangan sebuah bisnis atau organisasi. Dengan menggunakan petty cash journal, Anda dapat mencatat setiap pengeluaran kecil dengan rapi dan teratur, sehingga memudahkan dalam melacak dan mengontrol pengeluaran kecil tersebut. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat dan mengelola petty cash journal dengan mudah:
1. Tentukan Besaran Dana Kas Kecil
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan besaran dana kas kecil yang akan digunakan. Dana kas kecil ini biasanya digunakan untuk keperluan pengeluaran kecil sehari-hari, seperti pembelian pulsa, makanan ringan, atau kebutuhan kantor lainnya. Pastikan besaran dana kas kecil yang Anda tentukan cukup untuk mengcover kebutuhan pengeluaran kecil selama periode tertentu.
2. Buat Format Petty Cash Journal
Setelah menentukan besaran dana kas kecil, langkah selanjutnya adalah membuat format petty cash journal. Format ini biasanya mencakup kolom tanggal, keterangan pengeluaran, nominal pengeluaran, dan saldo sisa dana kas kecil. Anda dapat membuat format petty cash journal tersebut menggunakan spreadsheet komputer atau secara manual menggunakan buku kas kecil.
3. Catat Setiap Pengeluaran
Setiap kali melakukan pengeluaran kecil dari dana kas kecil, pastikan untuk mencatatnya secara rinci di petty cash journal. Cantumkan tanggal, keterangan pengeluaran, dan nominal pengeluaran dengan jelas. Dengan mencatat setiap pengeluaran dengan rapi, Anda dapat dengan mudah melacak dan mengontrol penggunaan dana kas kecil.
4. Lakukan Rekonsiliasi Rutin
Untuk memastikan keakuratan catatan pengeluaran dalam petty cash journal, lakukanlah rekonsiliasi rutin setiap periode tertentu. Rekonsiliasi ini melibatkan pengecekan antara catatan pengeluaran dalam petty cash journal dengan jumlah uang tunai yang ada di kas kecil. Pastikan selisih antara catatan dan uang tunai tidak terlalu besar, dan jika ada selisih, selidiki penyebabnya dengan teliti.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengelola petty cash journal dalam bisnis atau organisasi Anda. Dengan demikian, Anda dapat mengontrol pengeluaran kecil secara lebih efisien dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan Anda. Dengan memiliki petty cash journal yang teratur dan rapi, Anda dapat menghindari kebocoran dana dan meningkatkan efisiensi pengelolaan keuangan bisnis Anda.
Sumber:
– https://www.accountingtools.com/articles/what-is-petty-cash.html
– https://www.thebalance.com/petty-cash-accounts-393007
